Passer au digital pour limiter notre usage du papier

Le 6 novembre s’est tenue la journée mondiale sans papier, le World Paper Free Day. Organisée par l’Association pour la gestion de l’information et des images (AIIM), cette journée a pour objectif de réduire la quantité de papier produite, de sensibiliser le public à la quantité astronomique de papier utilisé (pas toujours de manière efficiente) mais aussi de promouvoir des solutions pour limiter cette consommation, notamment par la technologie. WIS vous propose de découvrir comment le digital peut s’imposer comme alternative au papier, que ce soit dans la vie privée ou dans la vie professionnelle !

Un bureau sans papier !

Pour prendre pleinement conscience des enjeux liés à la consommation de papier, commençons par vous donner quelques chiffres parlants :

• plus de 8 millions de tonnes de papier de bureau sont utilisés chaque année aux Etats-Unis, représentant l’équivalent de 178 millions d’arbres ;
• 36 000 milliards de feuilles de papier sont utilisées chaque année dans le monde ;
• en France, chaque salarié consomme annuellement entre 70 et 85 kg de papier, faisant de ce dernier le premier consommable de bureau.

Le papier représente environ trois quarts des déchets produits en entreprise. Sans compter que l’utilisation massive du papier a une conséquence sur l’optimisation du temps de travail : selon une étude réalisée par Xerox en 2017, 46 % des PME perdent chaque jour un temps précieux pour la gestion et le traitement des documents : tri, dispatching, archivage, impression, classement… C’est là que le concept du « bureau sans papier » prend tout son sens ! Un objectif de 100% de numérisation, les documents deviennent accessibles et disponibles à tout moment, de manière instantanée, pour tous les utilisateurs. La digitalisation représente ainsi un intérêt non négligeable pour les entreprises, permettant une meilleure visibilité et une utilisation optimale des documents.

Les enjeux de la digitalisation face au papier

En effet, limiter, voire supprimer l’utilisation massive du papier au sein d’une entreprise va rapidement engendrer des conséquences positives. Outre le fait qu’à l’heure où les politiques de développement durable sont plus que jamais au cœur de l’actualité, avec des enjeux sur les émissions de gaz à effet de serre ou encore sur la consommation d’eau, une entreprise va pouvoir gagner de l’espace en ne stockant plus des quantités imposantes de papier ! Ceci génère des enjeux économiques bien réels, que ce soit par rapport au prix au m² de l’immobilier mais aussi pour la gestion et le traitement du papier.

Mais les intérêts vont bien au-delà : les résultats d’une entreprise vont également être impactés par une organisation numérique remplaçant le papier. Les collaborateurs vont gagner un temps important, qu’ils pourront consacrer à des missions à valeur ajoutée, et gagner en rapidité et en efficacité. La productivité s’en trouve ainsi augmentée, un vrai plus pour l’entreprise. Les documents sont sauvegardés sur des disques durs ou autres périphériques amovibles, sur le Cloud…, permettant un partage plus simple et plus rapide. C’est pourquoi l’entreprise doit veiller à s’équiper de matériel et outils performants (scanners, logiciel de Gestion Electronique des Documents…), avec des capacités de stockage suffisantes. Elle doit également penser à une stratégie de sauvegarde efficace ainsi qu’à des mesures de sécurité maximales pour protéger l’ensemble de ces données.

Le digital et l’informatique vous passionnent ? Pourquoi ne pas faire carrière dans ces domaines tournés vers l’avenir ? Découvrez les formations proposées par WIS, l’école Web et Digital Business par excellence, qui vous donne les clés pour devenir un expert !